ERP: o que é e como avaliar antes de contratar

O que é

ERP é a sigla em inglês para planejamento dos recursos da empresa. No Brasil, o termo é usado para o sistema integrado de gestão: um sistema em que compras, vendas, faturamento, fiscal, estoque, financeiro e, em muitos casos, produção e contabilidade trabalham sobre os mesmos cadastros.

A palavra que importa é "integrado". Quando um pedido é faturado, o estoque baixa, o título a receber é gerado e o documento fiscal é emitido, sem que alguém precise digitar a mesma informação em outro lugar.

Problemas que costuma resolver

• Informação digitada mais de uma vez, em sistemas ou planilhas diferentes.
• Divergência entre o que o comercial vendeu, o que o estoque tem e o que o financeiro vai receber.
• Fechamento do mês lento, dependente de conferências manuais.
• Falta de visão consolidada de custos, margens e contas a pagar e a receber.
• Dependência de pessoas específicas que sabem "onde está cada coisa".

Quando faz sentido avaliar a contratação

• A empresa cresceu e os controles em planilha passaram a gerar erro e retrabalho.
• O sistema atual não acompanha novas unidades, novos canais de venda ou novas exigências fiscais.
• O fornecedor atual deixou de oferecer suporte ou atualizações adequadas.
• Áreas diferentes usam sistemas que não conversam entre si.

Nem sempre a resposta é trocar tudo. Às vezes, o problema está em um processo mal definido ou em um módulo mal configurado do sistema que a empresa já tem. Vale investigar antes.

O que observar na demonstração

• O processo completo, do pedido ao recebimento, e não apenas telas isoladas.
• Situações de exceção da sua empresa: devolução parcial, venda com entrega futura, bonificação, transferência entre filiais.
• Como as regras fiscais são configuradas e quem mantém essa configuração.
• Relatórios que a direção usa hoje: o sistema entrega ou será preciso montá-los?
• Perfis de acesso e registro de quem alterou cada informação.

Integrações relevantes

Um ERP raramente trabalha sozinho. Avalie como ele se conecta com:

• Bancos, para cobrança e conciliação.
• Contabilidade, quando ela é feita fora do ERP.
• Loja virtual ou marketplaces, se houver venda online.
• PDV (ponto de venda), nas empresas com loja física.
• CRM (gestão do relacionamento com clientes), quando a área comercial usa outro sistema.
• PCP (planejamento e controle da produção), nas indústrias que usam sistema específico.

Para cada integração, pergunte se ela é nativa, feita por parceiro ou desenvolvida sob medida, e quem responde por ela quando algo falha.

Erros comuns na escolha

• Escolher pela mensalidade sem somar implantação, treinamento, conversão e customizações.
• Aceitar "isso a gente resolve na implantação" sem ver como.
• Deixar a conversão de dados para depois da assinatura.
• Contratar mais módulos do que a empresa consegue implantar de uma vez.
• Não envolver o contador nas definições fiscais e contábeis.

Perguntas para o fornecedor

• Quem faz a implantação e quem responde por ela?
• Quantas horas estão incluídas e como são cobradas as adicionais?
• A conversão de dados está incluída? Quantas cargas de teste?
• Como funcionam o suporte e os prazos de atendimento?
• Como o sistema acompanha mudanças fiscais, incluindo a reforma tributária do consumo?
• Se a empresa sair do sistema, como os dados serão entregues?

O artigo o que perguntar antes de contratar um ERP aprofunda cada uma dessas perguntas.