O que perguntar antes de contratar um ERP

As perguntas mais importantes antes de contratar um ERP (sistema integrado de gestão) não são sobre a lista de funções. São sobre como o sistema atende aos seus processos, quem faz a implantação, o que acontece com os dados e quais são as regras do contrato. As respostas a essas perguntas costumam separar uma boa escolha de uma implantação problemática.

Use a lista abaixo como roteiro. Peça respostas por escrito sempre que possível.

Sobre os processos da empresa

• O sistema atende a este processo sem customização? Mostre na demonstração.
• Quando algo não é atendido de forma padrão, a alternativa é configuração, customização ou ajuste no processo da empresa?
• Customizações acompanham as atualizações do sistema ou precisam ser refeitas?
• O sistema já é usado por empresas com operação parecida? Que tipo de adaptação costuma ser necessária?

A resposta "dá para fazer" merece sempre a pergunta seguinte: "como, e a que custo?".

Sobre a implantação

• Quem executa a implantação: a fabricante ou um parceiro? Quem responde se houver problema?
• Qual é a metodologia? Quais etapas, entregas e aprovações estão previstas?
• Quantas horas de implantação estão incluídas na proposta? O que acontece se forem necessárias mais?
• Quem da empresa precisa participar e por quanto tempo?
• Como e onde são feitos os testes antes da entrada em operação?

Sobre os dados

• Que dados o fornecedor importa e em que formato precisa recebê-los?
• A conversão está incluída no preço? Quantas cargas de teste estão previstas?
• Quem é responsável por limpar e conferir os dados: a empresa ou o fornecedor?
• Se a empresa sair do sistema no futuro, como poderá exportar os dados? Em que formato e a que custo?

A última pergunta costuma ser esquecida e é importante. Os dados são da empresa, e o contrato deve deixar claro como eles serão entregues no encerramento.

Sobre suporte e operação

• Quais são os canais e horários de suporte? Há prazos de resposta definidos em contrato?
• O suporte é feito pela fabricante ou pelo parceiro local?
• Como são tratados erros que param a operação, como faturamento ou caixa?
• Em sistemas na nuvem: onde ficam os dados, como são feitas as cópias de segurança e como a empresa pode obter uma cópia?

Sobre atualizações fiscais e legais

ERPs que emitem documentos fiscais dependem de atualizações frequentes. Pergunte:

• Como o fornecedor acompanha as mudanças na legislação e em que prazo costuma liberar as atualizações?
• As atualizações legais estão incluídas na mensalidade?
• Como o sistema está tratando as mudanças da reforma tributária do consumo?

Este último ponto é atual. Segundo o Comitê Gestor do IBS, o preenchimento dos campos relativos ao IBS e à CBS nos documentos fiscais eletrônicos passou a ser obrigatório em 3 de agosto de 2026 para empresas do regime regular (fonte: CGIBS). As regras ainda devem mudar ao longo da transição. Confirme com o contador da empresa o que se aplica ao seu caso e peça ao fornecedor que explique como o sistema acompanha essas exigências.

Sobre o contrato

• Qual é o prazo mínimo de contrato e a multa por cancelamento?
• Como é calculado o reajuste?
• O preço muda com o número de usuários, de empresas, de notas emitidas ou de módulos?
• O que está fora do escopo e será cobrado à parte?

Como usar as respostas

Monte uma tabela com as mesmas perguntas para cada fornecedor. Respostas vagas, como "isso a gente resolve na implantação", são um sinal para pedir mais detalhe. Se o fornecedor não consegue responder antes da contratação, dificilmente a resposta ficará mais clara depois.

Para transformar essas respostas em uma comparação de custos e responsabilidades, veja como comparar propostas de sistemas além da mensalidade.