Como comparar propostas de sistemas além da mensalidade
Mensalidade é só uma parte do custo. Veja como somar implantação, conversão de dados, customizações e reajustes, e como comparar responsabilidades entre propostas diferentes.
Para comparar propostas de sistemas de forma justa, some todos os custos de um mesmo período, de preferência o prazo mínimo do contrato, e coloque lado a lado o que cada fornecedor se compromete a entregar. A mensalidade sozinha diz pouco: propostas com valores mensais parecidos podem ter custos totais e responsabilidades bem diferentes.
Por que a mensalidade engana
Cada fornecedor organiza a proposta do seu jeito. Um inclui a implantação no valor mensal, outro cobra à parte. Um oferece usuários ilimitados, outro cobra por acesso. Um inclui a conversão de dados, outro trata como serviço adicional. Comparar só a linha da mensalidade é comparar coisas diferentes.
Monte uma tabela com as mesmas linhas
Coloque todas as propostas em uma única tabela, com as mesmas linhas para todas. Se um item não aparece em uma proposta, pergunte ao fornecedor antes de supor que está incluído.
| Item | O que perguntar |
|---|---|
| Licença ou mensalidade | Valor por usuário, por empresa, por módulo ou fixo? |
| Implantação | Valor fechado ou por hora? Quantas horas estão previstas? |
| Treinamento | Quantas turmas, para quem, presencial ou remoto? |
| Conversão de dados | Está incluída? Quantas cargas de teste? Quem limpa os dados? |
| Customizações | Já foram estimadas? Como são cobradas mudanças futuras? |
| Integrações | Com quais sistemas? Quem desenvolve e quem mantém? |
| Infraestrutura | Servidor, banco de dados, certificados, equipamentos de loja? |
| Suporte | Incluído? Em que horário e com quais prazos? |
| Reajuste | Qual índice e com que periodicidade? |
| Saída | Multa, prazo de aviso e entrega dos dados no encerramento |
Calcule o custo de um período igual
Escolha um horizonte, como o prazo mínimo de contrato ou três anos, e some tudo para cada proposta: valores iniciais, mensalidades, serviços previstos e uma estimativa de horas adicionais. Use o mesmo horizonte para todas.
Exemplo. A proposta A tem mensalidade menor, mas cobra implantação por hora e não inclui conversão de dados. A proposta B tem mensalidade maior, com implantação em valor fechado e duas cargas de teste de dados incluídas. Somando um período igual e estimando as horas que a proposta A provavelmente vai consumir, a diferença inicial pode diminuir ou até se inverter. Os números de cada caso dependem das propostas reais.
Compare responsabilidades, não só valores
Preço é uma parte. A outra é quem responde por cada coisa. Observe:
- Quem é o responsável pela implantação e qual é o compromisso de prazo.
- O que a proposta exige da empresa: pessoas, horas, dados preparados, equipamentos.
- O que acontece se o projeto atrasar por causa do fornecedor e por causa da empresa.
- Quais são os critérios para considerar a implantação concluída.
Uma proposta mais barata que transfere quase todo o trabalho para a empresa pode sair mais cara em tempo da equipe.
Atenção aos itens fora do escopo
Leia a seção de exclusões com o mesmo cuidado com que se lê o preço. Frases como "integrações não previstas serão orçadas à parte" ou "a conversão de históricos não está incluída" precisam ser confrontadas com os requisitos levantados. Se um item essencial está fora do escopo, ele precisa entrar na conta.
Peça esclarecimentos por escrito
Quando uma resposta mudar a comparação, peça que ela venha por escrito, de preferência como revisão da proposta. Combinações verbais costumam se perder entre a venda e a implantação.
Se ainda faltam perguntas para o fornecedor, veja o que perguntar antes de contratar um ERP.
Para uma visão geral do assunto, veja Como escolher um sistema de gestão.