Implantação de sistemas de gestão
Escolher bem é metade do caminho. A outra metade é implantar com planejamento, participação das áreas e critérios claros para decidir quando o sistema está pronto para uso.
O problema
Muitas implantações começam com uma data de entrada em operação definida na venda e um cronograma que pressupõe que todos terão tempo. Na prática, as áreas continuam com a rotina cheia, as decisões sobre processos ficam pendentes e a preparação dos dados começa tarde.
O que acontece quando a implantação não é planejada
- O sistema é configurado com base em suposições, e os erros só aparecem no uso.
- A equipe é treinada em processos genéricos, diferentes da rotina real.
- A data é mantida mesmo com testes incompletos, ou adiada várias vezes.
- Planilhas paralelas continuam existindo porque ninguém confia no sistema novo.
- Ajustes depois da entrada em operação consomem horas que não estavam previstas.
Boas práticas de implantação
Um responsável com autoridade
A empresa precisa de alguém que responda pelo projeto, cobre as áreas e tome decisões rapidamente, ou tenha acesso direto a quem decide.
Pessoas de referência em cada área
Quem conhece a rotina valida a configuração, testa e ajuda a treinar os colegas. Essas pessoas precisam de tempo reservado para o projeto.
Cronograma com dependências reais
O cronograma deve considerar a disponibilidade da equipe, a preparação dos dados, as integrações e os períodos de maior movimento da empresa.
Configuração a partir dos processos
Os processos e os requisitos levantados na escolha são a base da configuração. Decisões que mudam a forma de trabalhar devem ser registradas e aprovadas.
Testes com situações reais
Os testes percorrem processos completos, com dados convertidos e casos de exceção. Cada erro tem responsável, prazo e novo teste.
Treinamento próximo da troca
Treinar perto da data, com os processos da empresa, e deixar um material curto de consulta para as tarefas mais comuns.
Critérios de entrada em operação
Antes da data, define-se o que precisa estar pronto: processos críticos testados, saldos conferidos, usuários treinados, equipamentos funcionando e plano de recuperação definido.
Acompanhamento das primeiras semanas
Apoio próximo, canal rápido para dúvidas, conferência dos fechamentos e registro dos ajustes feitos.
O artigo como preparar a empresa para implantar um novo sistema detalha a preparação interna.
Como a consultoria pode ajudar
A Solução TI pode atuar ao lado da empresa durante a implantação, organizando o plano com o fornecedor, acompanhando as decisões de processo, estruturando os testes de aceite e apoiando a decisão de entrada em operação. A preparação dos dados pode fazer parte do mesmo trabalho. Veja a página sobre conversão de dados.
A consultoria não substitui o fornecedor do sistema, que continua responsável pela configuração e pelo suporte do produto. O papel é ajudar a empresa a conduzir o projeto, cobrar o que foi combinado e decidir com informação.
Escopo, valores e condições
O acompanhamento pode cobrir toda a implantação ou apenas fases específicas, como o planejamento, os testes ou a entrada em operação. O escopo, a forma de trabalho, o prazo, o valor e as condições de pagamento são definidos em proposta, depois de uma conversa sobre o projeto. Fale com a Solução TI.