Como preparar a empresa para implantar um novo sistema

Preparar a empresa para implantar um sistema significa garantir quatro coisas antes de começar: um responsável com autoridade para decidir, pessoas de cada área com tempo reservado para o projeto, cadastros e regras organizados e um plano de testes com situações reais. O fornecedor configura e treina, mas quem conhece a operação é a empresa. Quando ela não participa, o sistema é configurado com base em suposições.

Este artigo trata da preparação interna. Para a sequência completa do projeto, veja o guia implantação de ERP.

Nomeie um responsável pelo projeto

Alguém da empresa precisa responder pelo projeto: acompanhar o cronograma, cobrar as áreas, decidir quando há conflito e falar com o fornecedor. Essa pessoa precisa de autoridade para tomar decisões sobre processos, ou acesso rápido a quem toma.

Sem esse papel, decisões simples ficam paradas esperando reunião, e o cronograma escorrega.

Defina quem representa cada área

Cada área afetada precisa de uma pessoa de referência, que conheça a rotina e consiga explicar as exceções. Essas pessoas vão validar configurações, testar processos e ajudar a treinar os colegas.

Combine o tempo que cada uma vai dedicar e, se possível, redistribua parte das tarefas do dia a dia durante as fases mais intensas. Implantação feita só "nas horas vagas" costuma atrasar.

Organize o que será necessário antes da configuração

O fornecedor vai pedir informações para configurar o sistema. Adiantar essa organização reduz o tempo de projeto:

• Plano de contas, centros de custo e naturezas financeiras, com o contador.
• Regras fiscais aplicadas aos produtos e às operações, também com o contador.
• Tabelas de preço, condições de pagamento e políticas comerciais.
• Estrutura de locais de estoque.
• Perfis de acesso: quem pode ver e fazer o quê.

Comece a preparação dos dados cedo

Limpar cadastros de clientes, fornecedores e produtos leva tempo. Duplicidades, códigos fora de padrão e unidades inconsistentes aparecem aos montes quando alguém começa a olhar com atenção. Comece antes da etapa de importação, com critérios claros de limpeza. Veja como em conversão de dados: o que levar para o sistema novo.

Teste com a rotina real

Os testes de aceite devem usar situações reais da empresa, com os dados convertidos. Não basta conferir que uma tela abre. É preciso percorrer processos inteiros:

• Do pedido de venda ao recebimento.
• Da necessidade de compra ao pagamento do fornecedor.
• Da entrada de mercadoria ao inventário.
• Da ordem de produção ao apontamento, quando houver fábrica.

Registre cada erro encontrado, quem vai corrigir e quando o teste será repetido.

Exemplo. No teste de faturamento, a equipe emite pedidos de clientes reais, com os produtos e as condições que mais usa. Um pedido com frete pago pelo cliente revela um erro de configuração no cálculo do imposto. O erro é corrigido e o teste é refeito antes da data de entrada em operação.

Treine perto da entrada em operação

Treinamento feito muito antes da troca é esquecido. Prefira treinar perto da data e com os processos da empresa, não com exemplos genéricos. Prepare um material curto com os passos mais usados em cada área.

Defina critérios para entrar em operação

Antes da data marcada, combine o que precisa estar pronto para a troca acontecer. Por exemplo: processos críticos testados sem erros pendentes, saldos conferidos, usuários treinados e equipamentos funcionando. Se um critério essencial não for atendido, a decisão de adiar deve ser tomada com antecedência, e não na véspera.

Planeje as primeiras semanas

Os primeiros dias depois da troca concentram dúvidas e ajustes. Reserve apoio do fornecedor, mantenha as pessoas de referência disponíveis e acompanhe de perto as rotinas de fechamento. Para escolher a data, veja qual é o melhor momento para trocar de sistema.