Conversão e migração de dados na troca de sistema

Conversão ou migração?

Os dois termos costumam ser usados como sinônimos, mas descrevem trabalhos de tamanhos diferentes.

Conversão é adaptar formatos e estruturas. Os dados saem do sistema antigo em um layout e precisam entrar no novo em outro: campos com nomes diferentes, códigos que mudam, unidades de medida que precisam ser padronizadas, datas em formatos distintos.

Migração é o processo completo. Inclui decidir o que levar, preparar e limpar os dados, convertê-los, fazer cargas de teste, conferir, executar a carga definitiva no momento da troca e tratar as diferenças depois. A conversão é uma etapa dentro da migração.

Quando um fornecedor diz que "faz a conversão", vale perguntar exatamente qual parte desse processo está incluída.

Antes da contratação

A migração começa antes de escolher o sistema novo, porque algumas respostas mudam prazo e custo.

• Exportação do sistema atual. Verifique quais dados podem ser exportados, em que formato e por quem. Alguns sistemas permitem extrair tudo; outros só relatórios.
• Formatos e limitações do sistema novo. Confirme quais dados ele aceita importar, por quais meios e com quais restrições, como campos obrigatórios ou tamanho de códigos.
• Custos e responsabilidades. Pergunte se a conversão está na proposta, quantas cargas de teste estão previstas e quem limpa e confere os dados.
• Acesso aos dados e encerramento do contrato. Leia as condições de saída do contrato atual: prazo de aviso, forma de entrega dos dados, custo da exportação e por quanto tempo o acesso ao sistema antigo continua disponível.

Durante o planejamento

Com o sistema escolhido, defina o escopo da migração junto com as áreas.

• Quais cadastros serão migrados. Clientes, fornecedores, produtos, plano de contas. Em geral, só os ativos.
• Saldos, movimentos em aberto e históricos separados. Cada grupo tem tratamento e conferência diferentes. Títulos em aberto e saldos de estoque são os mais críticos.
• O que entra no sistema novo e o que fica só para consulta. Nem todo histórico precisa ser migrado. O que ficar fora precisa continuar acessível pelo tempo necessário, inclusive para atender prazos de guarda que devem ser confirmados com o contador.
• Critérios de conferência. Antes de qualquer carga, combine como cada grupo será conferido: quantidade de registros, totais por cliente, saldo por produto e local.
• Responsáveis das áreas. Cada área valida os próprios dados. O financeiro confere títulos, o estoque confere saldos, o comercial confere clientes e preços.

Preparação

Esta etapa costuma consumir mais tempo do que se espera, e é onde a qualidade da migração se decide.

• Duplicidades removidas com critérios documentados. Defina como identificar registros repetidos, quem decide qual deles permanece e registre cada unificação.
• Unidades e formatos padronizados. Unidades de medida, endereços, telefones, documentos e datas.
• Campos e códigos mapeados. Uma tabela de correspondência entre cada campo e código de origem e o destino, inclusive tabelas auxiliares como formas de pagamento e situações de cadastro.
• Identificadores de origem preservados. Guarde o código do sistema antigo em um campo do sistema novo. É o que permite rastrear qualquer divergência depois.
• Dados pessoais protegidos. Cadastros de clientes e funcionários contêm dados pessoais, tratados pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Restrinja o acesso aos arquivos de trabalho, use canais seguros para transferi-los e elimine as cópias temporárias ao final.
• Cópia segura da origem. Mantenha uma cópia íntegra dos dados extraídos, que não seja alterada durante o trabalho, para comparação e para eventual consulta.

Testes

Nenhuma carga definitiva deve ser a primeira.

• Migração de ensaio em ambiente separado. Carregue os dados em um ambiente de testes, sem afetar a operação.
• Quantidades, vínculos e campos conferidos. Número de registros por tipo, cadastros ligados corretamente e campos preenchidos como esperado.
• Contas a pagar e a receber validadas. Totais por cliente e fornecedor, vencimentos e valores iguais aos da origem.
• Estoque conferido por produto e local. Saldo de cada item em cada depósito ou loja.
• Lotes, séries e valores conferidos, quando aplicável. Inclusive datas de validade e custo.
• Processos reais testados com os dados importados. Faturar um pedido, baixar um título, transferir um produto. Os dados podem estar corretos e ainda assim falhar no uso.
• Erros registrados e testes repetidos. Cada problema encontrado é anotado, corrigido na regra de conversão e verificado em uma nova carga.

Troca definitiva

A carga definitiva acontece em uma janela planejada, com papéis e horários definidos.

• Janela de menor impacto. A data certa depende da operação de cada empresa. O início do mês é uma escolha comum, mas não é regra: para algumas empresas, é justamente o período de maior movimento. Veja qual é o melhor momento para trocar de sistema.
• Horário de corte. O momento exato da última extração do sistema antigo.
• Movimentos posteriores à última extração. Defina como serão tratados os lançamentos feitos depois do corte: se ficam proibidos, se são registrados em contingência e lançados depois, e quem confere.
• Backup com restauração verificada. Faça uma cópia completa do sistema antigo e teste a restauração antes da troca.
• Critérios de liberação e interrupção. Combine antes o que precisa estar conferido para liberar o uso e em que situação a troca será interrompida, e quem toma essa decisão.
• Plano de recuperação. Defina o que fazer se a troca precisar ser revertida.

Um ponto merece atenção: voltar ao backup do sistema antigo não preserva automaticamente as operações feitas no sistema novo nesse intervalo. Vendas, recebimentos, pagamentos e movimentos de estoque registrados no sistema novo precisam ser identificados e lançados de novo, ou conciliados de outra forma. O plano de recuperação precisa dizer como isso será feito e por quem.

Depois da troca

As primeiras semanas mostram se a migração foi bem-sucedida.

• Saldos conferidos. Estoque, títulos em aberto e bancos comparados com a origem e com a realidade.
• Integrações acompanhadas. Bancos, loja virtual, contabilidade e outros sistemas conectados.
• Divergências corrigidas com rastreabilidade. Cada ajuste com motivo, responsável e data, usando o identificador de origem para investigar.
• Histórico acessível conforme a necessidade. O sistema antigo ou a base de consulta continuam disponíveis pelo prazo definido.
• Lançamentos duplicados evitados com regras de controle. Se, por algum período, os dois sistemas estiverem acessíveis, defina claramente onde cada operação deve ser registrada.

Como a consultoria pode ajudar

O problema mais comum é tratar os dados como uma tarefa técnica de última hora, entregue ao fornecedor perto da data da troca. A consequência aparece no primeiro dia: saldos que não batem, títulos esquecidos, clientes duplicados e uma equipe que deixa de confiar no sistema novo.

A Solução TI pode orientar a empresa em cada uma das etapas acima: avaliar as condições de exportação antes da contratação, definir o escopo da migração, organizar critérios de limpeza e mapeamento, montar o plano de testes e conferência e acompanhar a troca definitiva. A execução técnica da extração, da conversão ou da carga depende de avaliação dos sistemas envolvidos e das responsabilidades combinadas com cada fornecedor, e será descrita na proposta quando fizer parte do trabalho.

O escopo, o prazo e o valor são definidos em proposta, depois de uma conversa sobre a situação da empresa. Fale com a Solução TI.