Qual é o melhor momento para trocar de sistema?

O melhor momento para trocar de sistema é uma janela de menor impacto para a sua operação, em que a equipe esteja disponível, os testes estejam concluídos e exista um plano para o caso de algo dar errado. Não há uma data que sirva para todas as empresas. O início do mês é uma escolha comum porque simplifica alguns fechamentos, mas não é uma regra, e pode até ser o pior momento para quem tem faturamento concentrado nos primeiros dias.

O que considerar na escolha da janela

Sazonalidade

Evite os períodos de maior movimento. Para o varejo, datas comemorativas e fim de ano. Para a indústria, a época de pico da carteira. Para distribuidores, o período de maior faturamento do mês. A primeira semana no sistema novo é mais lenta, e isso precisa acontecer quando a empresa consegue absorver.

Fechamentos

Converse com o financeiro e com o contador. Trocar no meio de um período pode exigir que parte dos movimentos fique em um sistema e parte no outro, o que complica conciliações e relatórios. Em alguns casos, a troca em uma virada de mês facilita. Em outros, a empresa prefere uma data que evite o próprio fechamento. O importante é decidir sabendo o que cada opção implica.

Disponibilidade da equipe

Férias, licenças e eventos internos pesam. As pessoas de referência de cada área precisam estar presentes nas semanas anteriores e posteriores à troca.

Prontidão do projeto

A data deve seguir os critérios de liberação, e não o contrário. Se os testes ainda mostram erros em processos críticos, manter a data costuma sair mais caro do que adiá-la.

Defina o horário de corte

A troca acontece a partir de um corte: o último momento em que os dados são extraídos do sistema antigo. Tudo o que for registrado depois disso precisa de tratamento. Defina:

• O horário exato da última extração.
• Quais movimentos ficam proibidos no sistema antigo depois do corte.
• Como serão lançados no sistema novo os movimentos ocorridos entre o corte e a liberação.
• Quem confere os saldos antes de liberar o uso.

Exemplo. Uma loja escolhe trocar o sistema em um domingo à noite, depois do fechamento do caixa. O corte é feito às 20h, o inventário dos itens de maior giro é conferido e a liberação acontece na segunda pela manhã, depois da conferência dos saldos. Vendas feitas em contingência durante o processo são lançadas no sistema novo antes da abertura.

Prepare um plano de recuperação

Antes da troca, faça uma cópia de segurança completa do sistema antigo e confirme que ela pode ser restaurada. Uma cópia que nunca foi testada não é garantia.

Também combine com antecedência os critérios para interromper a troca e quem toma essa decisão. E saiba de uma limitação importante: voltar ao sistema antigo a partir da cópia de segurança não recupera automaticamente o que foi feito no sistema novo nesse intervalo. Vendas, recebimentos e entradas registrados no sistema novo precisam ser identificados e lançados de novo no sistema antigo, ou conciliados de outra forma. O plano precisa dizer como isso será feito.

Depois da data

Programe acompanhamento próximo nos primeiros dias: conferência de saldos, revisão das integrações e um canal rápido para as dúvidas da equipe. Os ajustes desse período devem ser registrados, com motivo e responsável.

Para preparar a empresa para esse momento, veja como preparar a empresa para implantar um novo sistema.