Como escolher um sistema de gestão

Entender o que precisa ser resolvido

Escreva o motivo da busca, as áreas envolvidas e os resultados esperados. "Trocar de sistema" não é um objetivo. "Fechar o financeiro sem conferência manual" ou "saber o saldo de estoque por loja" são.

Nesta etapa também se define o tipo de sistema. A maior parte das empresas começa por um ERP (sistema integrado de gestão), mas o problema principal pode estar na área comercial, que pede um CRM (gestão do relacionamento com clientes), na fábrica, que pede um PCP (planejamento e controle da produção), ou no balcão, que pede um PDV (ponto de venda). Veja a diferença entre eles nas páginas sobre ERP, CRM, PCP, PDV e controle de estoque.

Descrever os processos atuais

Para cada área, registre os passos, os responsáveis, os documentos e, principalmente, as exceções: o pedido com condição especial, a devolução parcial, o produto vendido em outra unidade. Um sistema que atende ao caso comum e falha nas exceções vai gerar trabalho paralelo.

Escrever os requisitos

Transforme as necessidades em frases verificáveis e separe-as em essenciais e desejáveis. Essa lista será usada para convidar fornecedores, conduzir demonstrações e comparar propostas. Ela também vira referência durante a implantação.

Selecionar fornecedores para conversar

Três ou quatro fornecedores costumam ser suficientes para uma comparação útil. Mais do que isso consome muito tempo da equipe. Busque sistemas usados por empresas com operação parecida e confirme quem faria a implantação na sua região.

Conduzir demonstrações com roteiro

Envie o roteiro com antecedência e peça que a demonstração siga os seus processos. Durante a apresentação, anote o que foi mostrado funcionando, o que foi apenas explicado e o que depende de customização. Um processo inteiro funcionando vale mais do que muitas telas soltas.

Comparar propostas em uma base comum

Some os custos de um mesmo período, incluindo implantação, treinamento, conversão de dados, customizações e reajustes. Compare também responsabilidades: quem faz o quê, em que prazo e o que acontece em caso de atraso. O artigo como comparar propostas além da mensalidade traz uma tabela de apoio.

Avaliar os dados antes de assinar

Confirme se o sistema atual permite exportar os dados necessários e se o sistema novo consegue importá-los. Verifique também as condições de saída do contrato atual: prazo de aviso, multa e forma de entrega dos dados. Essas respostas mudam prazo e custo. Veja a página sobre conversão de dados.

Decidir e registrar

Registre a decisão com os requisitos, o resultado das demonstrações e o custo total estimado de cada opção. Antes de assinar, confira se o que foi prometido nas conversas está escrito na proposta ou no contrato.