O que faz uma consultoria ERP e quando vale contratar

Uma consultoria ERP ajuda a empresa a escolher, contratar e implantar um ERP (sistema integrado de gestão) com método: levanta as necessidades, organiza os requisitos, conduz demonstrações, compara propostas, planeja a implantação, prepara os dados e acompanha os testes e a entrada em operação. Ela atua ao lado da empresa e não substitui o fornecedor do sistema, que continua responsável pela configuração e pelo suporte do produto.

Este artigo explica o que uma consultoria ERP faz em cada fase, quando vale a pena contratar, quando não vale e como escolher uma.

O problema que leva uma empresa a procurar consultoria

A maioria das empresas troca de ERP poucas vezes. Quem conduz o processo costuma acumular essa tarefa com a rotina e não tem um método pronto para levantar requisitos, comparar propostas em formatos diferentes ou planejar uma conversão de dados.

Do outro lado, cada fornecedor apresenta o produto da forma que mais o favorece. Sem um roteiro próprio, a empresa avalia apresentações em vez de avaliar se o sistema atende à sua operação.

O que acontece quando isso fica sem solução

A escolha se apoia na mensalidade e na impressão da demonstração.
Necessidades importantes aparecem só na implantação, quando mudar custa mais.
Custos fora da proposta surgem depois da assinatura.
A conversão de dados é feita às pressas, perto da troca.
A implantação atrasa ou entra em operação com processos críticos falhando.

O que uma consultoria ERP faz

Antes da contratação

Levantamento de necessidades com a direção e com as áreas.
Mapeamento dos processos atuais, incluindo as exceções.
Lista de requisitos verificáveis, separados entre essenciais e desejáveis.
Roteiro para as demonstrações, com situações reais da empresa.
Comparação das propostas em uma base comum: custo total, escopo, exclusões e responsabilidades. Veja como comparar propostas de sistemas.
Avaliação dos dados: o que o sistema atual permite exportar e o que o novo aceita importar.

Durante a implantação

Plano do projeto com etapas, responsáveis e critérios de aceite.
Acompanhamento das decisões de processo, com registro do que foi definido.
Orientação sobre a conversão de dados: escopo, critérios de limpeza, mapeamento e conferência. Veja a página sobre conversão de dados.
Estruturação dos testes com processos completos e dados reais.
Apoio na decisão de entrada em operação, com base nos critérios combinados.

As etapas da implantação estão detalhadas em implantação de ERP.

Depois da entrada em operação

Acompanhamento das primeiras semanas, com registro e priorização de ajustes.
Conferência de saldos e fechamentos.
Lista de melhorias para depois da estabilização.

Consultoria ERP, fornecedor e parceiro de implantação

São papéis diferentes, e vale entender cada um:

Papel	O que faz	Para quem trabalha
Fabricante do ERP	Desenvolve e mantém o produto	Para o próprio produto
Parceiro ou revenda	Vende, configura, treina e dá suporte ao produto	Para o cliente, dentro do produto que representa
Consultoria ERP	Ajuda a empresa a decidir, conduzir o projeto e cobrar o combinado	Para a empresa que contrata

Algumas consultorias também têm parcerias com fabricantes ou revendem sistemas. Isso não é um problema em si, mas precisa ser informado com clareza, porque muda a forma de ler as recomendações. Pergunte sempre.

Quando vale contratar uma consultoria ERP

A empresa nunca conduziu a escolha de um ERP ou a última foi há muitos anos.
Várias áreas serão afetadas e há conflito de prioridades entre elas.
As propostas recebidas são difíceis de comparar.
Há uma conversão de dados relevante, com muitos cadastros, saldos e históricos.
Uma implantação anterior deu errado e a empresa quer evitar repetir os problemas.
A equipe interna não tem tempo para conduzir o projeto.

Quando talvez não valha

A empresa é pequena, o processo é simples e há alguém experiente para conduzir.
O escopo é limitado, como a troca de um único módulo com poucos dados.
O fornecedor escolhido já oferece um processo de implantação bem estruturado, e a equipe interna tem condições de acompanhar.

Nesses casos, os artigos deste site podem ser suficientes como roteiro. Comece por como escolher um sistema de gestão.

Como escolher uma consultoria ERP

Perguntas que ajudam a avaliar:

Vínculo comercial: a consultoria tem parceria, comissão ou revenda com algum fabricante?
Escopo: quais atividades estão incluídas e quais ficam de fora?
Entregas: que documentos e resultados a empresa recebe em cada etapa, como lista de requisitos, comparação de propostas e plano de testes?
Método: como serão conduzidos o levantamento, as demonstrações e os testes?
Participação da empresa: quanto tempo das áreas será necessário?
Execução técnica: a consultoria executa migrações e integrações ou apenas orienta? Em que condições?
Forma de contratação: valor por projeto, por etapa ou por horas, e como são tratadas mudanças de escopo.
Referências: é possível conversar com empresas atendidas? Peça contatos verificáveis.

Exemplo. Uma indústria de embalagens recebe três propostas de ERP com mensalidades parecidas e formatos diferentes. Ela contrata apoio apenas para a etapa de seleção: a consultoria organiza os requisitos, prepara um roteiro de demonstração com os produtos da fábrica e monta uma comparação de custo total em um mesmo período. A implantação fica com o parceiro do sistema escolhido, e a indústria acompanha com a própria equipe.

Sinais de alerta

Recomendação de sistema antes de entender os processos da empresa.
Proposta sem escopo claro, com atividades descritas de forma genérica.
Promessa de resultado garantido ou de prazo definido antes do levantamento.
Falta de clareza sobre vínculos com fabricantes.

Perguntas frequentes

Consultoria ERP substitui a implantação feita pelo fornecedor?

Não. O fornecedor ou parceiro configura o sistema, treina e dá suporte. A consultoria ajuda a empresa a conduzir o projeto, decidir e cobrar o que foi combinado.

Dá para contratar só uma etapa?

Sim. Muitas empresas contratam apoio apenas para a escolha, apenas para a conversão de dados ou apenas para os testes e a entrada em operação.

Quanto custa uma consultoria ERP?

Depende do escopo: número de áreas, módulos, volume de dados, etapas acompanhadas e formato de trabalho. Por isso o valor costuma ser definido em proposta, depois de uma conversa sobre a necessidade.

Como a Solução TI trabalha

A Solução TI oferece consultoria para escolha e implantação de ERP e de outros sistemas de gestão, com atenção especial à preparação e à conversão dos dados. O trabalho pode cobrir uma etapa ou o projeto inteiro. As atividades incluídas, o que cabe à empresa e aos fornecedores, o prazo, o valor e as condições de pagamento são definidos em proposta, depois de uma conversa sobre o momento da empresa. Veja os detalhes na página de consultoria.