O que conferir em um sistema de PDV

Em um sistema de PDV (ponto de venda), confira primeiro o que acontece no caixa em um dia cheio: a velocidade para registrar a venda, as formas de pagamento aceitas, a emissão do documento fiscal, o comportamento quando a internet cai e o fechamento do caixa. Depois, confira como as vendas chegam ao estoque e ao financeiro. Um PDV pode ter muitos recursos e ainda assim atrapalhar a fila.

Este artigo é um roteiro de testes. Para entender os recursos por tipo de loja, a gestão de várias lojas e os indicadores do caixa, veja o guia sistema PDV para varejo.

O PDV não é o controle de estoque

Os dois costumam trabalhar juntos, mas resolvem problemas diferentes. O PDV registra a venda no balcão. O controle de estoque cuida dos saldos, das entradas, das transferências e dos inventários. Quando o PDV dá baixa nos produtos vendidos, ele alimenta o estoque, mas não substitui as regras de controle. Se a empresa precisa melhorar as duas coisas, avalie as duas. Veja também como escolher um sistema de controle de estoque.

Teste a venda como ela acontece

Peça para operar o caixa durante a demonstração, ou peça que alguém da sua loja opere. Simule:

• Venda com leitura de código de barras e com busca por nome.
• Produto vendido por peso ou por fração.
• Desconto em um item e desconto no total, com e sem autorização do gerente.
• Troca e devolução.
• Cancelamento de item e cancelamento da venda.
• Cliente identificado, para quem precisa de cadastro ou programa de fidelidade.

Observe quantos toques e telas cada operação exige. No caixa, cada passo extra se repete centenas de vezes.

Formas de pagamento

• Quais formas o sistema aceita e se permite combinar várias na mesma venda.
• Se o pagamento com cartão é integrado ao sistema ou digitado na maquininha à parte. Pagamento integrado reduz erro de valor e facilita a conciliação.
• Como o sistema registra pagamentos instantâneos e como faz a conferência.
• Como funciona a venda a prazo ou no crediário, quando a loja oferece.

Documento fiscal

No varejo, a venda ao consumidor normalmente exige um documento fiscal. Em muitos estados, esse documento é a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), descrita pela Receita Estadual do Rio Grande do Sul como um documento de existência apenas digital, usado nas vendas presenciais ou com entrega em domicílio ao consumidor final (fonte: Receita Estadual RS).

As regras variam conforme o estado e o regime tributário da empresa. Antes de contratar, confirme com o contador e com a secretaria da fazenda do seu estado quais documentos a loja precisa emitir, e pergunte ao fornecedor:

• Quais documentos fiscais o PDV emite no seu estado.
• O que acontece com a emissão quando a internet ou o serviço da secretaria da fazenda estão indisponíveis.
• Quem cuida das atualizações quando as regras mudam e se isso está incluído na mensalidade.

Funcionamento sem internet

Pergunte, e de preferência veja: desligue a internet durante a demonstração. O caixa continua vendendo? As vendas ficam guardadas e são enviadas depois? Como o operador sabe que há documentos pendentes? Uma loja que para de vender quando a conexão cai perde faturamento e paciência dos clientes.

Abertura e fechamento de caixa

• Abertura com troco, sangrias e suprimentos registrados.
• Fechamento com conferência por forma de pagamento.
• Relatório de diferenças e de cancelamentos por operador.
• Como o gerente acompanha vários caixas ou várias lojas.

Integrações e retaguarda

As vendas precisam chegar ao estoque, ao financeiro e à contabilidade sem digitação. Pergunte se o PDV faz parte do mesmo sistema que a retaguarda ou se é integrado a outro sistema, e com que frequência os dados são sincronizados. Pergunte também como os preços e as promoções chegam aos caixas.

Equipamentos

Liste os equipamentos que serão usados: computadores ou terminais, leitores, balanças, impressoras, gavetas e maquininhas. Confirme a compatibilidade com o fornecedor antes de comprar qualquer coisa.

Se a loja vai trocar de sistema, a data também importa. Veja qual é o melhor momento para trocar de sistema.