Como escolher um sistema de controle de estoque

Para escolher um sistema de controle de estoque, comece definindo o nível de controle que a empresa precisa: em quantos locais o estoque fica, em que unidades os produtos são comprados e vendidos, se há lote, série ou validade, e como o custo é calculado. Com isso definido, fica fácil ver se um sistema atende ou não. Sem isso, qualquer sistema parece suficiente na demonstração.

Defina o que precisa ser controlado

Responda a estas perguntas antes de conversar com fornecedores:

• Locais: o estoque fica em um só lugar ou em lojas, depósitos, veículos e terceiros? Precisa de controle por endereço dentro do depósito?
• Unidades: o produto é comprado em caixa e vendido em unidade? Vendido por metro, quilo ou fração?
• Rastreabilidade: é preciso controlar lote, número de série ou validade?
• Variações: há produtos com cor, tamanho ou outras variações?
• Custo: como a empresa calcula o custo do estoque? O contador precisa participar dessa resposta.
• Reservas: o estoque pode ser reservado para um pedido antes de sair?

O que testar na demonstração

• Entrada de mercadoria a partir da nota do fornecedor, com conversão de unidade.
• Transferência entre locais, com o produto em trânsito.
• Venda ou requisição que baixa o estoque do local correto.
• Produto com lote e validade: como o sistema sugere qual lote sair primeiro?
• Inventário: contagem por local, contagem parcial, tratamento das diferenças e registro de quem ajustou.
• Consulta de saldo por produto, por local e por lote, e o histórico de movimentos de um item.

Exemplo. Uma empresa de autopeças com duas lojas e um depósito pode testar a compra de um item em caixa com dez unidades, a transferência de parte para uma loja e a venda de uma unidade. Se, ao final, o sistema mostra o saldo correto em cada local e o histórico explica cada movimento, o teste passou.

Regras que a empresa precisa decidir

O sistema registra movimentos, mas as regras são da empresa. Algumas decisões precisam existir antes da implantação:

• Quem pode dar entrada, transferir, ajustar e excluir movimentos.
• Se o sistema pode deixar o saldo ficar negativo. Em geral, saldo negativo indica um movimento que não foi registrado.
• Com que frequência serão feitos inventários e de que forma.
• Como tratar avarias, perdas, amostras e consumo interno.

Muitas diferenças de estoque não vêm do sistema, e sim de movimentos que acontecem fora dele.

Integrações

O estoque se movimenta a partir de compras, vendas, produção e, no varejo, do PDV (ponto de venda). Confirme como cada uma dessas origens atualiza o saldo e em que momento. Se o estoque fizer parte de um ERP (sistema integrado de gestão), essas ligações costumam ser nativas. Se for um sistema separado, entenda quem mantém a integração.

O saldo inicial é a parte mais delicada

Na troca de sistema, o saldo inicial de cada produto, em cada local e em cada lote, precisa estar correto. Isso costuma exigir um inventário perto da data da troca e uma conferência cuidadosa depois da importação. Veja mais em conversão de dados: o que levar para o sistema novo.